FAQ Administrateur– Conversations & Objectifs

Dans cet article, vous trouverez les réponses à toutes les questions suivantes :

• Pourquoi ne vois-je aucune tâche après avoir créé une campagne ?

• La date limite de soumission de la conversation est-elle visible par le manager ?

• Comment supprimer une conversation créée par une campagne ?

• Comment gérer un participant qui accepte son invitation après la création de la campagne ?

• Est-il possible d’ajouter ou de supprimer un participant d’une campagne ?

• Pourquoi le bouton « Soumettre » est-il absent ou désactivé pour un manager ou un collaborateur ?

• Comment un administrateur peut-il réactiver le bouton « Soumettre » ?

• Que signifient les différents statuts dans les colonnes « Soumis par le manager » et « Soumis par le collaborateur » ?

• Si je réinitialise les soumissions d’un élément (conversation ou objectif), son contenu sera-t-il perdu ?

• Peut-on modifier des conversations après la fin de la campagne ?

• Un manager peut-il ajouter un nouvel objectif ?

• Est-il possible de modifier un objectif déjà verrouillé et soumis ?

• Après déverrouillage, qui peut modifier l’objectif ?

• Le poids d’un objectif peut-il être modifié ?

• Si une conversation est soumise et que la campagne est clôturée, les objectifs ajoutés ultérieurement par le manager seront-ils visibles dans la conversation soumise ?

• Comment gérer un changement de manager pendant une campagne active ?

• Comment configurer des modèles de conversation pour mon organisation ?

• Comment m’assurer que les objectifs apparaissent correctement dans les conversations ?
  

Q : Pourquoi ne vois-je aucune tâche après avoir créé une campagne ?

R : Pour le module Conversations, les tâches ne sont générées que si la campagne est créée avant sa date de début planifiée. Si la date de début de la campagne est fixée au jour même de sa création, aucune tâche n’apparaîtra et les conversations ne seront pas créées.

Bonne pratique : Créez toujours les campagnes à l’avance afin de garantir la génération correcte des tâches et des notifications.

 

Q : La date limite de soumission de la conversation est-elle visible par le manager ?

R : La date limite est visible dans l’e-mail initial reçu au début de la campagne.

 

Q : Comment supprimer une conversation créée par une campagne ?

R : Les conversations créées dans le cadre d’une campagne ne peuvent être supprimées ni par les administrateurs front-end ni back-end.

Pour les tests, nous recommandons d’utiliser un environnement de démonstration que nous pouvons fournir.

Seules les conversations créées en dehors d’une campagne peuvent être supprimées. Les utilisateurs peuvent les supprimer eux-mêmes, mais uniquement avant la signature finale. Une fois signée, un administrateur doit réinitialiser les soumissions pour déverrouiller la conversation et permettre sa suppression.

 

Q : Est-il possible d’ajouter ou de supprimer un participant d’une campagne ?

R : Il est techniquement possible d’ajouter ou de supprimer des participants. Cependant, si la campagne a déjà commencé, aucune conversation ne sera créée ou supprimée à la suite de ces modifications. Autrement dit, ces changements n’auront aucun effet une fois la campagne en cours.

Pour un nouveau collaborateur, le manager doit créer manuellement une conversation en dehors de la campagne.

Les règles diffèrent pour les campagnes TeamScan ou SelfScan. Veuillez consulter l’article dédié pour plus d’informations.

 

Q : Comment gérer un participant qui accepte son invitation après le démarrage de la campagne Conversations ?

R : Avant de lancer une campagne, tous les participants doivent disposer d’un compte utilisateur actif. Ils doivent se connecter via leur lien d’invitation avant la date de début.

Si un participant accepte son invitation après le début :

• Aucune tâche ni notification ne sera générée pour ce participant.

• Il pourra accéder à la conversation depuis le module Inbox pour la compléter, mais ne pourra pas la soumettre.

Pour activer la soumission et faire apparaître la tâche sur le tableau de bord, vous devez réinitialiser ses soumissions.

Bonne pratique : Assurez-vous que tous les participants activent leur compte avant le début de la campagne.

 

Q : Pourquoi le bouton « Soumettre » est-il absent ou désactivé ?

R : Le bouton est généralement absent ou désactivé si le collaborateur n’avait pas de compte actif lors de la création de la conversation ou de l’objectif.

Scénario :

• La conversation ou l’objectif est automatiquement défini avec le statut « N/A »

• Le statut « N/A » empêche la soumission

• Si le compte est créé ultérieurement, le statut reste souvent « N/A » au lieu de passer à « En attente », empêchant l’apparition du bouton

 

Q : Comment un administrateur peut-il réactiver le bouton « Soumettre » ?

R : Un administrateur peut réinitialiser la soumission pour mettre à jour le statut.

Chemin : Admin → Inbox ou Objectifs → rechercher l’élément → trois points à droite → Réinitialiser la soumission

Ou sélectionner plusieurs éléments et utiliser les trois points en haut.

 

Q : Que signifient les différents statuts ?

R : Trois statuts sont possibles :

• Soumis : le participant a complété et soumis l’élément

• En attente : l’élément est créé mais non soumis

• N/A (Non applicable) : le manager ou collaborateur a accepté l’invitation après le début de la campagne ; une réinitialisation est nécessaire

 

Q : La réinitialisation entraîne-t-elle une perte de contenu ?

R : Non. Le contenu de la conversation ou de l’objectif n’est pas perdu. Seuls les statuts de soumission sont effacés afin de permettre une nouvelle soumission.

 

Q : Peut-on modifier une conversation après la fin de la campagne ?

R : Non. Après la campagne, aucune modification n’est possible par les managers, collaborateurs ou administrateurs.

Les conversations non soumises peuvent toujours être soumises après la fin, mais elles ne seront pas verrouillées avant la soumission.

 

Q : Un manager peut-il ajouter un nouvel objectif après la fin de la campagne ?

R : Oui. Il est toujours possible d’ajouter un objectif via le module Objectifs, même après la clôture.

 

Q : Peut-on modifier un objectif verrouillé et soumis ?

R : Oui. Un administrateur peut le déverrouiller partiellement ou totalement.

Étapes : Admin → Objectifs → Bibliothèque → trois points en haut à gauche → Déverrouiller

Après déverrouillage, le manager et le collaborateur devront soumettre à nouveau.

 

Q : Qui peut modifier l’objectif après déverrouillage ?

R : Le manager et le collaborateur peuvent tous deux le modifier. Une nouvelle soumission par les deux parties sera requise.

 

Q : Le poids d’un objectif peut-il être modifié ?

R : Oui. Pour un objectif autonome, le poids total n’est pas pris en compte, donc aucune erreur ne sera affichée même si le total n’est plus respecté. En revanche, pour une conversation non soumise, le poids total est important. Si la modification entraîne un dépassement du total autorisé, la conversation ne pourra pas être soumise.

 

Q : Les objectifs ajoutés après soumission sont-ils visibles ?

R : Non. Une fois soumise, la conversation est verrouillée et conservée comme une capture instantanée. Les objectifs ajoutés ultérieurement ne seront pas visibles dans la conversation soumise. Ils apparaîtront uniquement dans le module Objectifs et devront être soumis individuellement.

 

Q : Comment gérer un changement de manager pendant une campagne active ?

R : Lors d’une campagne active, si le manager d’un collaborateur change, la plateforme ne transfère pas automatiquement la propriété ni les notifications. Le nouveau manager aura accès à l’historique complet, mais ne sera pas participant aux anciennes conversations.

Pour les Objectifs :

• Les RH doivent réinitialiser la soumission

• Le nouveau manager pourra alors soumettre et devenir propriétaire

• Il recevra les notifications associées

Pour les Conversations :

• La réinitialisation ne suffit pas

• Le nouveau manager doit créer une nouvelle conversation hors campagne

 

Q : Comment configurer des modèles de conversation ?

R : Votre rôle doit inclure l’autorisation de configurer des modèles.

Vous pouvez :

• Créer des modèles simples ou avancés selon vos besoins

• Utiliser des modèles Q7 (ensembles de questions prédéfinis)

• Personnaliser les questions, sections ou invites selon vos processus d’évaluation et de feedback

 

Q : Comment s’assurer que les Objectifs apparaissent correctement dans les Conversations ?

R : Ajoutez le type de question « Objectifs » dans votre modèle de conversation.

Cela permet de consulter, modifier et mettre à jour les objectifs directement depuis la conversation.

Étapes clés :

• Filtrer les objectifs par cycle (actuel, précédent, prochain)

• Créer des sections distinctes si nécessaire (Entreprise, Business, Personnel)

• Définir des limites (nombre total d’objectifs, poids total, types de métriques autorisés)

• Activer la validation pour garantir la cohérence avant finalisation et enregistrement de la conversation