Cet article vous guide à travers les principales actions et les meilleures pratiques pour organiser, suivre et résoudre les problèmes liés aux conversations au sein de l’interface d’administration.
Fonctionnalités principales :
-
Gérer la vue
-
États et processus de soumission des conversations
-
Réinitialiser les soumissions des conversations
-
Exporter les conversations
Vue d’ensemble
Dans la section Administration, sous le module Inbox, vous trouverez une vue d’ensemble de toutes les conversations de votre organisation.
Vous pouvez utiliser des filtres et des colonnes pour personnaliser et clarifier l’affichage.
Les conversations sont présentées dans un tableau personnalisable. Cliquez sur l’icône à droite pour choisir les informations à afficher dans la vue d’ensemble.
Des filtres sont disponibles au-dessus de chaque colonne pour vous aider à retrouver rapidement des conversations spécifiques.
États des conversations et processus de soumission
Dans la vue d’ensemble, vous pouvez facilement visualiser l’état de chaque conversation.
Les états indiquent l’étape actuelle ou la progression du processus de conversation :
-
En attente : la conversation est toujours en attente de soumission, soit par le Manager, soit par le Collaborateur, ou par les deux.
-
Signé : la conversation a été soumise et finalisée par le Manager et le Collaborateur.
Chaque conversation suit un processus de soumission clair :
-
Enregistré : la conversation a été créée — soit par le Manager, soit automatiquement dans le cadre d’une campagne. Dans cet état, elle est partagée entre les deux parties (Manager et Collaborateur) et reste entièrement accessible.
-
Soumise par le Collaborateur : le Collaborateur a cliqué sur Soumettre pour approuver le contenu.
-
Soumise par le Manager : le Manager a soumis la conversation.
-
Signé : le Manager et le Collaborateur ont soumis la conversation. Elle est alors considérée comme finalisée et verrouillée automatiquement. Si la conversation contient un champ de type « Objectifs », tous les objectifs associés seront également automatiquement soumis par les deux parties et verrouillés.
Dans certains cas, pour un même collaborateur, certaines conversations peuvent afficher le statut En attente, tandis que d’autres indiquent N/A.
Cela se produit lorsque le collaborateur n’avait pas de compte utilisateur actif au moment de la création de l’objectif ou de la conversation.
-
Comme aucun utilisateur n’était associé au moment de la création, le système ne permet pas encore la soumission.
-
Une fois le compte créé, le statut ne se met pas automatiquement à jour vers « En attente ».
-
L’objectif ou la conversation reste en N/A, car elle était initialement liée à un utilisateur inexistant.
Techniquement, le système ne peut pas réinitialiser automatiquement le statut une fois le compte utilisateur créé.
Comment corriger ce problème
Pour corriger cette situation, il faut réinitialiser manuellement les soumissions des conversations concernées (voir la procédure ci-dessous).
Après réinitialisation, le statut passera de N/A à En attente, permettant au nouvel utilisateur d’agir sur la conversation.
Comment réinitialiser les soumissions
La réinitialisation des soumissions signifie que les données de la conversation sont conservées, mais toutes les soumissions du Manager et du Collaborateur seront supprimées. Après la réinitialisation, chacun devra soumettre à nouveau la conversation via le processus normal.
Procédure :
- Accédez à Admin > Inbox.
- Cliquez sur l’icône trois points à droite de la ligne correspondant à la conversation à réinitialiser.
- Sélectionnez Réinitialiser les soumissions.
-
Les conversations sont éditables uniquement par le Manager et le Collaborateur concernés.
-
Lorsqu’elles font partie d’une campagne, les conversations sont créées automatiquement dès le jour 1 de la campagne.
-
Si un Collaborateur rejoint après le lancement de la campagne, le Manager doit créer manuellement la conversation pour lui.
-
Si le Manager change, la conversation reste associée à l’ancien Manager — une nouvelle conversation doit alors être créée avec le nouveau Manager.
- Vous pouvez exporter une conversation individuelle en PDF en cliquant sur les trois points à droite de la ligne correspondante.
- L’export complet de toutes les conversations est disponible uniquement via la section Campaigns, où vous pouvez télécharger les données au format CSV.