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Administrateur – Comment désactiver un Collaborateur/Utilisateur

Cet article vous guidera à travers le processus de désactivation d’un collaborateur qui ne fait plus partie de l’entreprise.

Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, il est important de désactiver correctement son accès afin de garder votre espace de travail à jour et sécurisé.

Indiquer une date de fin dans les informations du collaborateur n’est pas suffisant, des actions supplémentaires sont nécessaires !

Étapes à suivre

  • Accéder à la liste des Collaborateur

Dans la section Organisation, accédez à la liste des Collaborateurs et recherchez la personne que vous souhaitez désactiver.

  • Désactiver le Collaborateur

Repérez la colonne « Actif », qui indique si le collaborateur est visible sur le front-end. Désactivez ce statut pour désactiver le collaborateur.

Si le collaborateur n’est pas assigné en tant que Manager:

Une fenêtre s’affichera avec des options supplémentaires :

  • Cliquez sur « Remove Manager and move member to root department » pour dissocier automatiquement le collaborateur de son manager et de son département.
    Cela facilite les modifications futures au niveau des managers ou des départements.
  • Si le collaborateur dispose d’un accès utilisateur, vous aurez également la possibilité de révoquer son accès. Cela permet de désactiver son compte sans avoir à le faire manuellement.

Alternative : désactivation manuelle de l’accès

  1. Accédez à la section Utilisateurs
  2. Recherchez l’utilisateur
  3. Désactivez son compte afin d’empêcher tout accès ultérieur

Si le collaborateur est assigné en tant que Manager:

Une fenêtre s’affichera avec des options pour gérer ses responsabilités avant la désactivation :

  • Vous pouvez réaffecter les collaborateurs à un autre manager. Cela peut être fait soit en masse (assigner tous les collaborateurs à un seul manager), soit individuellement.
  • Une fois la réaffectation terminée, vous pouvez sélectionner « Remove Manager and move member to root department » afin de le dissocier de son rôle de manager et de son département.
  • Vous aurez également la possibilité de révoquer son accès, afin de garantir qu’il n’ait plus accès à la plateforme.

 

Nous ne recommandons pas de supprimer un collaborateur. La suppression entraîne la suppression définitive de tous les éléments associés à cette personne (objectifs, données TeamScan, notes, conversations, etc.).

Afin de conserver l’historique, nous recommandons fortement de désactiver le collaborateur à la place.

Si vous tentez de supprimer un collaborateur, un message d’avertissement s’affichera pour vous informer de la perte définitive de son historique :