Administrateur – Comment gérer les invitations des utilisateurs

Dans cet article, vous apprendrez à :

Envoyer des invitations : comment inviter des utilisateurs sur la plateforme MyQ7Leader en utilisant leur adresse e-mail
Attribuer des rôles : sélectionner et assigner les rôles appropriés selon les responsabilités de l’utilisateur
Gérer les permissions départementales : configurer les accès pour les responsables de département
Suivre les invitations en attente : identifier les utilisateurs n’ayant pas encore accepté leur invitation et gérer ces invitations

Envoyer des invitations

Avant d’envoyer une invitation, assurez-vous que la colonne Email est visible :

Allez dans la section Collaborateur
Cliquez sur l'icône visibilité des colonnes
Activez la colonne Email

Vous pourrez alors consulter et copier les adresses e-mail des utilisateurs.

Pour inviter un utilisateur :

Trouvez le collaborateur que vous souhaitez inviter
Cliquez sur l’icône enveloppe à côté de son nom
Saisissez ou collez son adresse e-mail
Sélectionnez sa langue
Attribuez le(s) rôle(s) approprié(s) : les rôles déterminent ce que l’utilisateur peut voir et faire sur la plateforme
Cliquez sur Envoyer

Lors de l’invitation, au moins un rôle doit être attribué.

Sélectionnez le rôle correspondant à ses responsabilités (ex. : Manager)
Les rôles disponibles peuvent varier selon votre organisation

Filtrer par rôle

Si vous souhaitez inviter des utilisateurs spécifiques (par exemple uniquement des managers) :

Utilisez les filtres ou les colonnes pour identifier les collaborateurs concernés
Ceci est particulièrement utile lors d’envois d’invitations en masse

Définir les permissions départementales

Si l’utilisateur a besoin d’un accès au-delà de son équipe directe :

Cliquez sur l’icône clé
Sélectionnez le(s) département(s) concerné(s)
Définissez son niveau d’accès (lecture seule ou lecture et écriture)
Cliquez sur Sauver

Exemple: vous pouvez permettre à un utilisateur de voir l’ensemble d’un département tout en limitant les droits d’édition à ses rapports directs. Cette étape est optionnelle. Par défaut, les utilisateurs ne voient que leurs rapports directs.

Après l’envoi de l’invitation

L’utilisateur reçoit une invitation par e-mail
Une fois acceptée, il peut se connecter à la plateforme
Ses rôles et permissions sont appliqués automatiquement

Suivre le statut des invitations

Pour vérifier si un utilisateur a accepté son invitation :

Allez dans Collaborateurs
Ajoutez la colonne Invitation Status dans les paramètres de visibilité des colonnes

Vous pouvez ensuite filtrer par statut pour afficher exactement ce dont vous avez besoin : En attente, Expired, Accepted ou No Invitation

Indicateurs de statut

Deux icônes d’enveloppe → Invitation en attente : possibilité de renvoyer ou d’annuler l’invitation
Aucune icône d’enveloppe + rôles affichés → Invitation acceptée

Vous pouvez également filtrer sur Pending pour identifier rapidement les utilisateurs n’ayant pas encore accepté.

Horodatage des utilisateurs

Allez dans Admin > Organisation > Utilisateurs.

Les colonnes Crée et Updated indiquent quand un compte utilisateur a été créé et quand il a été mis à jour pour la dernière fois. Cela permet de suivre facilement qui a accepté son invitation et quand. C’est particulièrement utile pour identifier les utilisateurs lors d’une réinitialisation des soumissions.